Será Disparate?
Usar Rapport em Empresas? Mas que raio de linguagem é está? Eu sou empresário/gestor/empreendedor tenho que usar isso?
A difusão do Rapport em Empresas está na moda. Mais especificamente, é uma palavra que mudou com o Programação Neurolinguística (PNL)/Coaching, mas na verdade, desde o inicio da história do ser humano, que tem a capacidade de comunicar que se utiliza rapport.
Antes de te explicar o que é Rapport em Empresas e porque é que pode ser visto ou como potencial de crescimento de um negócio/organização ou ser um perfeito disparate, tenho que te dizer o que significa a palavra.
Mas afinal o que é Rapport?
Rapport é um conceito da psicologia, que tem sido muito utilizado pela PNL/Coaching e que tem a ver com técnicas usadas para criar uma ligação de sintonia e empatia com outra pessoa.
O rapport, é uma palavra originalmente francesa, que significa “trazer de volta” ou “criar uma relação” e está diretamente ligado à empatia, confiança e harmonia dentro de um processo de comunicação.
Então porque falar de Rapport em Empresas?
Que eu saiba – e para já ainda é verdade, amanhã já não sei – negócios/organizações são feitos de pessoas e relações.
E por essa razão é importante compreenderes, mesmo que não tenhas um negócio, que é fundamental teres relações.
E quero que compreendas também que a relação começa dentro da estrutura (o organograma da organização) que pode garantir óptimos resultados em termos de vendas com potenciais clientes e aumentar a venda média por cliente nos já existentes.
Atenção: não quero que confundas relação com festas e mimos na empresa. Nada disso. Falo sim de valorizar as pessoas da estrutura, torna-las poderosas, festejar com elas quando atingem resultados.
E porque isto?
Porque não há melhor cliente que as pessoas que estão na função operacional, aqueles que garantem que as tarefas são feitas. E, assim atrair mais clientes.
Antes de concluir esta introdução, recomendo a visualização de um excelente trabalho académico que, apesar de ter sido feito em 2013, é muito atual pelo conteudo que entrega. O tema é “A Programação Neurolinguística e o Marketing Pessoal: Efeitos na Comunicação” e recomendo-te vivamente a leitura. O investimento são 15 minutos aproximadamente.
Após esta breve introdução, vamos então ao que interessa.
O artigo está dividido em 3 partes:
Compreender as bases do Rapport
Como usar Rapport em Empresas?
E agora, posso usar Rapport com os clientes?
Compreender as bases do Rapport
Tal como referido no inicio do artigo, Rapport é uma técnica que permite criar sintonia e empatia com outra pessoa.
Mas de nada vale técnicas, se o que for aplicado não for genuíno. Até pode ser confundido com manipulação e, no máximo, o que queremos é influenciar positivamente quem nos rodeia.
E a primeira pessoa que devemos influenciar é nos mesmos.
Mas este não é um artigo de psicologia nem de auto-ajuda, é para te despertar a necessidade de compreenderes que, se aplicares o que vou falar de forma genuína, não só aumentas as vendas da empresa/negócio como influencias uma equipa toda a “rumar a bom porto” – em negócios leia-se cumprir os objetivos estratégicos e operacionais.
Há 3 princípios que tens que perceber para compreenderes esta técnica:
Primeiro Princípio – Rapport é um processo:
- Rapport é um processo e constrói-se ao longo de uma relação. Tu não chegas ao pé de alguém, sem conheceres e lhe dizes para te comprar algo. Ou não chegas ao pé de alguém que não conheces e lhe dizes que venha ser comercial na tua empresa. Ou mesmo, noutro ex., não chegas ao pé de um rapaz/rapariga e lhe dizes, na primeira palavra para ir contigo para casa – nem no Tinder isso acontece.
- Óbvio que este processo pode ser construído em segundos – a primeira impressão (até está estudado que em certos casos temos até 5 segundos para chamar a atenção e 90 segundos para criar uma boa primeira impressão), e em outros casos pode-se demorar anos a criar uma conexão de confiança.
- E há casos que nunca vai acontecer esta ligação – por isso é que o Marketing fala tanto em nicho.
- Ou seja, assim como podemos criar uma conexão de respeito, carinho e atenção com alguém para sempre, também pode-se quebrar se não cuidarmos da relação – Quero que tenhas atenção nesta frase.
Segundo Princípio – Calibragem na Comunicação:
- Calibragem não é mais do que prestar atenção à forma de comunicar de quem está a conversar connosco e responder da mesma forma.
- Estar atento Apanhar as pistas deixadas pela comunicação de outra pessoa, estar atento à informação implícita sobre o seu estado emocional e ir ajustando o nosso comportamento, estado e comunicação a essa informação.
Terceiro Princípio – Compreender a comunicação:
- Para podermos estabelecer uma ligação genuína passa por compreender o estilo de comunicação de quem temos à frente. Na PNL, estudam-se quatro estilos principais de comunicação: o visual, o auditivo, o cinestésico e o digital – Vou falar mais especificamente deles ainda neste ponto.
Em forma de resumo, o rapport é mais que uma técnica, é um estado a ser alcançado quando dois indivíduos ou um grupo desenvolvem um entendimento harmonioso entre si que permite uma comunicação maior e mais fácil.
Atenção: Usar o rapport não significa aceitar todas as opiniões da outra pessoa, e sim ouvi-la e fazer com que ela possa ver o teu ponto de vista e vice-versa.
É o pleno domínio da habilidade empática.
Começas a compreender a importância do Rapport em Empresas? Ou ainda será disparate?
Se tens lido até agora, já deves ter compreendido que o Rapport é comunicar. E comunicar não é só falar – se tens filhos vais perceber esta expressão:
“Entrou por um Ouvido e Saiu pelo Outro!”
Por outras palavras, de pouco vale falares muito se o outro lado não te está realmente a ouvir.
E isto tem uma razão de ser, é devido aos quatro estilos principais de comunicação, que te vou falar agora.
Tal como referi em cima, a PNL estuda muito o comportamento humano e comunicação (e até se confunde com Psicologia) e é referido quatro estilos principais de comunicação: o visual, o auditivo, o cinestésico e o digital
Estilo de Comunicação Visual:
Pessoas visuais, como o nome diz identificam-se com imagens.
Deves usar expressões ligadas às imagens e apresentar-lhes as coisas de um ponto de vista visual.
Tendem a ser impressionados pelo aspeto de, ex. um produto, uma foto ou por material gráfico de alta qualidade. Para potenciais clientes um ex. boas brochuras e cartões-de-visita são importantes, bem como a forma como te vestes (no mercado empresarial é uma das coisas que mais vende, a imagem).
Os visuais decidem rapidamente e não estão orientados para detalhes, mas gostam de ver tudo o que se relaciona contigo (inclusive uma compra).
Se estiveres a vender um produto/serviço, convém torna-lo visível, com ilustrações, gráficos e apresentações de qualidade.
E como reconheces um visual?
Assim: a pessoa visual memoriza imagens, respira pelo tórax, tem leitura veloz, tem voz alta e rápida, faz imagem mental das coisas; fala palavras como: olha, observa, mostra, ilumina, imagina, parece, perspetiva, vejo-te mais tarde.
Estilo de Comunicação Auditivo:
Uma pessoa auditiva, é diferente da anterior – não tinha como não ser, certo? 😉
Uma pessoa deste tipo adora falar sobre si, sobre a sua história e as suas necessidades. Se te aperceberes disto, aproveita para falar mesmo pouco e fazer muitas perguntas.
Os auditivos procuram qualidade e adoram funcionalidades e gadgets.
Também colocam muitas questões, que deves aproveitar parafraseando e elogiando a mesma.
Da mesma forma que tendem a exprimir sons enquanto nos acompanham, como “hum hum!” e “ah ah!”, deves fazer o mesmo quando os escutas – de forma natural, por favor não forces isto, nota-se logo.
E mais que tudo, é importante que recorras a expressões e palavras que mostram que estas a ouvir com atenção e ires confirmando se as coisas lhe “soam” bem – para também ele reconfirmar se lhe faz sentido o que tu dizes…
E aqui acontece a magia, seja na venda, seja a influenciares positivamente alguém, vais chegar ao ponto de lhe apresentares uma solução (seja um produto/serviço que estás a vender, seja garantir um comportamento ou objetivo que pretendes que seja atingido na estrutura de pessoal que trabalha contigo) que seja música para os seus ouvidos.
Agora perguntas tu: E como sei eu quem é auditivo?
Desta forma: a pessoa auditiva memoriza sons, tem respiração pelo meio do tórax, distrai-se facilmente, tem voz média com cadência, recorda o que escuta; repete muitas palavras como: ouça, escuta, o som, a música, harmoniza, silêncio, pergunta, falo contigo mais tarde.
Estilo de Comunicação Cinestésico:
Uma pessoa cinestésica, gosta de estar num ambiente agradável e confortável.
Os cinestésicos gostam de tocar em tudo e de sentir as coisas, pelo que passar-lhes coisas para a mão funciona muito bem.
Falar sobre a solidez e a estrutura de algo é uma boa estratégia, bem como permitir-lhes que experimentem a solução (seja um funcionário teu, um colega teu ou mesmo um cliente teu – os ases a fazerem isto são os negócios de automóveis com os test-drives: em mais de 80% dos casos, os cinestésicos compram o carro).
Se for um potencial cliente, deves ajudar a sentir que o que tens vai funcionar e deixas tomar a decisão a sós e com o tempo.
Como o reconheces?
Simples: a pessoa cinestésica tem os olhos voltados para baixo, tem respiração pelo estômago, gosta de dramatizar, tem voz baixa e lenta, sente e mostra que sente; diz muitas palavras como: sente, segura, fazer contato, arranha, toca, sólido, sente o que te vou dizer.
Estilo de Comunicação Digital:
Se a pessoa for digital, vai colocar-te muitas questões de detalhe e é de todo o teu interesse dar-lhe as respostas.
É importante que consigas provar o que dizes com factos, estatísticas e números, bem como, muitas vezes, mostrar a forma como chegas-te a um determinado resultado (ou como a tua estrutura chegou). Testemunhos e opiniões de especialistas e autoridades são importantes – e tu tens que ser essa autoridade, ser a referência.
Ou seja, para o reconheceres tens que ter em conta isto: a pessoa digital é aquele que ouve e entende. Uma pessoa digital faz muitas perguntas e precisa de muita informação. Pessoas com estas características estudam as ideias para descobrir se elas fazem sentido e estão sempre dialogando internamente. Possuem dificuldade para se concentrar e, por isso, a leitura é um ponto fraco.
Em resumo dos 4 estilos:
- Visuais: Mostrar e Falar.
- Auditivos: Fazer perguntas e deixar Falar, Falar, Falar.
- Cinestésicos: Ficar em contacto com as emoções deles deixando-os “sentir as coisas”.
- Digitais:
Como consegues descobrir que tipo de pessoa tens à frente? Comunicando! Por outras palavras, perguntares mais, falares pouco e ouvires muito.
Agora vamos à prática? Continua no artigo.
“Se há algum segredo de sucesso, ele consiste na habilidade de apreender o ponto de vista da outra pessoa e ver as coisas tão bem pelo ângulo dela como pelo seu”.
Dale Carnegie
Artigo Relacionado: "Porquê é que é Importante Comunicar?"
Como usar Rapport em Empresas?
Se tens vindo a acompanhar o artigo até agora prevês o que te vou contar agora?
Mais, consegues prever o que vou falar sobre Rapport em Empresas?
Vou afunilar o que falei em cima.
Neste parágrafo vou destacar a importância de Rapport nas empresas. Em primeiro lugar, investir nas pessoas da estrutura/organograma – sem pessoas a organização não funciona. Segundo lugar, saberes quando vais comunicar, o que e como, de forma a melhorar os processos internos. Em terceiro, e mais importante, reconhecer que a cultura é fundamental e inegociável, ou seja, cada pessoa que está na estrutura sabe o que fazer, quando fazer, como fazer e como se deve comportar.
Numa forma de resumo, do último paragrafo, tens que ter um canal de comunicação bem definido, lideras 5 pessoas diretamente que irão fazer o mesmo ao longo do organograma e só permites que trabalhem contigo aqueles que se conectam com a cultura da empresa.
Ou seja, tu cuidas das pessoas e elas cuidam de ti, do teu negócio e da estrutura. Não é isto uma família?
Quando integrados no estilo de comunicação, na cultura da empresa, sentem que o investimento não é apenas unilateral e sabem que têm uma oportunidade de crescer – plano de desenvolvimento de colaboradores – vai-te facilitar a base disto tudo e o ponto central deste artigo: a Comunicação assertiva com os colaboradores.
E o que quero dizer com comunicação assertiva com os colaboradores?
Tens a responsabilidade – ou alguém dos teus liderados diretos, em desenvolver mecanismos para estabelecer uma comunicação transparente, clara e objetiva, para, assim, evitar, por exemplo, conversas de bastidor, conflitos, desentendimentos e promover harmonia e a realização de um trabalho de excelência por todos que fazem parte da organização.
Um dos meus mentores e atual parceiro de negócios, Paulo de Vilhena, diz:
“A saúde da empresa não se vê apenas pelos indicadores de performance financeiros ou operacionais. Mas sim pelo que os colaboradores dizem nos corredores e fora da empresa”.
Envolveres-te em conversas genuínas com a tua equipa sobre o que os motiva é crucial para construíres um relacionamento, porque, no final do dia, é isso que ajuda a construir a confiança de que tu te importas mais com as tuas relações do que com o número de vendas.
Ou seja, as escolhas que fizeres para a liderança da tua equipa vão ser um reflexo da tua comunicação. Nem mais nem menos, e tudo o que lhes disseres – e se os souberes ouvir, vão passar para toda a estrutura.
E recorda-te, não estou a dizer que tens que ser fofinho, dar mimos, nem salas de jogos – como agora é moda – ou coisas do género. Nada disso. Apenas estou a referir que é importante que todas as pessoas que estão na tua organização e que entram saibam exactamente o que é esperado deles da tua parte e só isso. Rapport em empresas é isto mesmo, conexão e comunicação clara.
E isso é liderança no seu ponto mais alto. Nem mais nem menos. No entanto, acredito que algumas que vão ler este artigo vão discordar. E não há problema nenhum nisso.
Em suma, se tu conseguires isto, vais fazer parte de um grupo restrito de empresas superiores.
“Compromisso individual a um esforço conjunto – Isto é o que faz uma equipa funcionar, uma empresa funcionar, uma sociedade funcionar, uma civilização funcionar.”
Vince Lombardi
Neste artigo falo sobre liderança: "Qual é o Teu Tipo de Líder?"
E agora, posso usar Rapport com os Clientes?
Bem, antes demais, se chegaste na tua leitura até aqui, os meus parabéns. És realmente alguém que vale a pena trabalhar em conjunto e que é focada em aprender mais para evoluir.
Agora vamos ao assunto em questão, para não desfocar 😄.
Se compreendeste o ponto anterior, onde falei do Rapport em Empresas, então este vai ser muito fácil para ti.
Em primeiro, quero que imagines a tua primeira relação amorosa, já estás lá?
Óptimo. Chegas-te lá, disseste que eras o mais bonito(a), mais musculado(a), mais inteligente, que eras um(a) excelente amante e cozinheiro(a) e que tinha que vir contigo para casa ou começaste por conhecer a pessoa?
Se respondeste a primeira parte e fazes assim com os teus clientes e futuros clientes então não tenho nada para te ensinar.
Agora se respondeste à segunda, como é que queres vender algo, aumentar uma compra média por cliente, encontrar novos clientes se não queres criar uma relação?
Atenção, não te estou a pedir para seres o “melhor amigo(a)” mas sim comunicares. E bem.
Para comunicares bem tens que compreender os dois pontos anteriores deste artigo.
E o princípio é sempre o mesmo. Ou seja, tu crias atração – resolves um problema do teu cliente ideal, desenvolves uma relação – comunicas com o teu cliente e potencial cliente, tendo em conta os 4 estilos de comunicação que te falei no ponto 1, de forma genuína e, como diria a Carla Rocha, “falas menos e ouves mais” – e, por fim, preparas uma oferta – oferta esta ajustada ao tipo de dor, desejo ou real necessidade do teu cliente e potencial cliente.
Só isto!
Concordas que é Simples? (e lembra-te, não disse em nenhum momento que é fácil, mas não conheço nenhuma relação que seja).
Ou seja, e por outras palavras, ser um bom vendedor é construir relações com as pessoas. Esta ligação é a mais poderosa ferramenta de influência que existe.
As pessoas compram-nos porque construímos confiança. Porque acreditam que somos capazes de as ajudar, com a nossa solução, a resolver algum problema ou frustração que tenham. Então as vendas são sempre uma atividade muito relacional.
E se no ponto 2, do Rapport em Empresas, compreendes-te a relação das pessoas na estrutura, então é natural que possas ver que se tiveres uma equipa altamente motivada e conectada com a empresa vendem tudo. Porque venda é muito de energia positiva e entrega máxima.
Agora tenho uma exercicio para ti, caso aceites fazer. Garanto-te que te vai ajudar muito. Se já sabes tudo podes sair agora.
Ficas-te? Boa. Então vamos lá!
Nos próximos parágrafos vou-te fazer algumas perguntas.
Quero que pegues no único cliente que tens (ou em todos os que tens) e respondas às seguintes perguntas:
Qual é o teu melhor Cliente?
Como criaste uma relação?
A primeira vez que lhe vendeste algo, como foi?
Como é que continuas-te a vender?
Que canal utilizas para comunicar constantemente com ele?
Como o ajudas sempre que ele tem um problema?
E agora, se pudesses fazer-lhe alguns pedidos (agora era a altura de colocares estas perguntas a eles):
O que é que ele diz da tua marca/empresa/produto/serviço?
Quantas pessoas ele te poderia recomendar?
Qual seria a probabilidade de as pessoas que ele te recomenda comprarem-te algo?
E como é que eles trariam mais “clientes ideais” para a tua estrutura?
Agora imagina:
Isso acontecer, aumentares a faturação, o lucro e o fluxo de caixa, Achas que terias momentum no crescimento da empresa?
Pois é possível, e trabalhamos isso com os empresários que trabalham em conjunto connosco. E isto garante resultados crescentes trimestrais.
E infelizmente, 80% das empresas portuguesas não sabem como fazer isto. Apenas fazem. E estou a falar das maiores PMEs portuguesas. Não leves a mal. Nos diagnósticos que fazemos descobrimos isso mesmo. E não há problema nenhum. E talvez nem concordes. Mas este ponto e o anterior são uma de algumas razões que impedem o crescimento de uma empresa para o patamar seguinte.
Esta máxima acompanha-me todos os dias:
“Nunca somos suficientemente grandes. É importante aprendermos, ensinarmos e crescermos em conjunto todos os dias. E às vezes tem que vir alguém de fora para nos dizer isto.”
Se eu pudesse explicar este ponto de outra forma seria assim:
Para se conseguir uma verdadeira ligação entre as pessoas, há que assegurar três aspetos:
1.º Conseguir uma Conexão (Rapport)
- Quando conhecemos alguém, formulamos sempre uma primeira impressão. Formulamos imediatamente com uma impressão a nível subconsciente e que tem peso na opinião com que ficamos da pessoa a partir daí.
- É crítico que consigamos criar rapport junto dos nossos clientes. Podemos conseguir fazê-lo em segundos ou nunca o conseguir fazer. Da mesma forma que com atenção e dedicação se pode manter esta relação para sempre, se não cuidarmos dela, pode quebrar-se sem que demos conta.
2.º Aprender a calibrar a comunicação:
- Mais difícil dos 3 pontos que vou falar porque temos uma necessidade de falar e não ouvir.
- Calibrar é prestar atenção à forma de comunicar do nosso interlocutor e responder de igual modo.
- Enquanto vendedores, devemos apanhar as pistas deixadas pela comunicação dos nossos clientes e prospetos e usá-las “a nosso favor”. Devemos estar atentos à informação implícita sobre o seu estado emocional e ir ajustando o nosso comportamento e comunicação a essa informação. Também a calibragem cria rapport.
3.º Conhecer o estilo de comunicação de quem está à nossa frente:
- Eu sei que já vai longo e ouve muita informação mas ainda te lembras dos quatro estilos principais de comunicação? Eu recordo-te: o visual, o auditivo, o cinestésico e o digital.
- Ainda que todos tenhamos um pouco de cada um destes estilos, tendemos a privilegiar uns em relação aos outros.
- A terceira condição para estabelecermos ligação genuína passa por compreender o estilo de comunicação de quem está à nossa frente – e frente pode ser em modo online atenção. Ou seja, perceber a forma como recebem e processam a informação e ir ajustando as nossas questões de acordo com isso.
- Identificado o padrão de comunicação, torna-se mais fácil vender aos quatro estilos. A regra base é tentar comunicar da mesma forma que eles.
Foi claro?
Agora toca a praticar.
“Você não quer clientes… você quer fãs enlouquecidos”
Tonny Robbins
Conclusão do artigo: Rapport em Empresas
Em forma de Resumo e se chegaste até aqui já deves ter compreendido que Rapport em Empresas não é mais que uma conexão que tu tens com as pessoas que trabalham contigo (e que lidam contigo, afinal a maioria das pessoas, sensivelmente 80% das pessoas a nível mundial, passam mais tempo numa organização que em casa com a sua família).
Esta é a tua família. E tratar bem a família é saber comunicar.
Tal como referi ao longo deste artigo tu só consegues atrair tanto pessoas que trabalham contigo como potenciais clientes se fores um comunicador.
E não estou a dizer com isto que tens que ser um “animal de palco”. Nada disso.
Mas tens que saber comunicar. E comunicar pressupõe apenas 3 premissas: perguntares mais, falares pouco e ouvires muito.
De facto, o Rapport é uma técnica eficiente e poderosa que consiste em espelhar a comunicação
verbal e não-verbal do outro, tendo como resultado uma sintonia no diálogo que melhora
relacionamentos pessoais e profissionais – isto, por outras palavras, significa conexão genuína, não é possível forçar (mas é treinável, sem dúvida).
Lembra-te, esta técnica aproxima e equipara a tua visão do mundo à visão de outra pessoa sem que se
precise aceitar o ponto de vista e os valores dessa pessoa, apenas compreende-los, respeitando e
usando uma comunicação adequada.
Assim, o Rapport está relacionado com sintonia e empatia, é a capacidade de entrar no mundo
de alguém, o que ocasiona muitas vezes uma conversa positiva com pessoas que acabaram de se
conhecer, uma abertura para um diálogo saudável, para uma negociação, para relação entre
pessoas interessantes.
Agora imagina fazeres isto consistentemente na tua vida pessoal, na tua vida profissional, na tua empresa ou negócio? Responde para ti que resultados retirarias.
Como tal, o Rapport em negociação, vendas e marketing, é primordial pois apresenta-se como
um fator de sucesso, eliminando qualquer forma de imposição, criando um ambiente de
confiança para negociações sustentáveis. E tudo começa dentro da organização.
Sem isto, não há negociação, vendas ou marketing que te valha.
Como está a comunicação e conexão na tua empresa? Já te faz sentido Rapport em Empresas?
“Rapport é a capacidade de entrar no mundo de alguém, fazê-lo perceber que você o compreende e que você tem um forte vínculo com ele. É a capacidade de ir plenamente do seu mapa de mundo para o
Tonny Robbins
mapa de mundo do outro. É a essência da comunicação bem sucedida.”
Quero-te deixar com algumas perguntas.
Sentes que as pessoas na tua equipa/organização não estão a cumprir objetivos? Parece que não te ouvem? Vês que há mais vendas perdidas que fechadas?
Sabes que o Rapport em Empresas pode aumentar, em 20%, o lucro da empresa?
Como sei isto, perguntas tu?
Porque fazemos diagnósticos (Paulo de Vilhena Business Excelerators em conjunto com o Dr. Performance) a PMEs em Portugal e Brasil e, pelas nossas estatísticas, mesmo empresas com faturações altas não tem isto bem implementado (e outras ineficiências graves, como os custos da empresa, que corrigidos permitem a recuperação de milhares de € em menos de 3 meses).
Então tenho uma proposta para ti. Terei todo o gosto de diagnosticar a tua empresa e não é um diagnóstico qualquer. É profundo e muito provavelmente vais descobrir coisas que não vês agora.
Uma coisa garanto, em 3 meses – um plano de acção completo, vais ter resultados na ordem dos 20% de crescimento no que está a travar a tua empresa. Mas para te poder dar essa resposta de forma mais concreta tens que fazer isto:
Carregares aqui para podermos agendar, e ver se faz sentido para ti. Ou vê nesta página o que vais receber. Mas só vais saber, depois de teres o diagnóstico na tua mão.
Por último (prometo que não peço mais nada), deixa o teu comentário no final deste artigo.
Tem uma excelente semana,
Sacha Matias (Dr.Performance™, by SME).