Sabes os 3 pontos cardeais para acompanhar o negócio?

Mais de 80% dos empresários fogem das contas (e não é por isso que é obrigatório ter um contabilista), mas há 3 pontos cardeais para acompanhar o negócio que não devem ser descurados

Há algo que um empreendedor/empresário que começa um negócio odeia: contas. Os 3 pontos cardeais para acompanhar o negócio fazem parte dessas contas.

Eu sei porque fiz exatamente isso. E foi uma das razões que fez com que as contas na minha empresa derrapassem.

Para mim, estes 3 pontos cardeais são críticos para entender o que está a acontecer e assim poder tomar, em cada momento, as melhores decisões.

Vê a seguinte frase de Confúcio:

“Sem uma língua comum não se podem concluir os negócios.”

E que linguagem é esta nos negócios? Se disseste contabilidade acertaste. E provavelmente estás sempre a fugir desta linguagem. Eu fugia (e confesso, ainda fujo). Mas dentro de todos os números existentes, basta-te compreender os 3 pontos cardeais para acompanhar o negócio (não tens que ser um expert em contabilidade).

Recomendo que entendas a linguagem, saibas fazer uma leitura macro, de forma a perceberes o teu negócio e conseguires antever as consequências das tuas ações. Todas mesmo.

Como diz um dos meus mentores, Paulo de Vilhena:

“O que não é medido, não é feito.”

E eu até acrescento, o que não é medido não é replicável. E se não é repricável anda a derivar na sorte.

Vou-te dar alguns exemplos:

• Um Chef de Cozinha Internacional testa todos os ingredientes que utiliza. Analisa depois a temperatura que cozinha cada ingrediente. Depois colhe dados do que fez e toma decisões relativamente a essa colheita de dados (ao contrário de um cozinheiro normal que faz sempre os mesmo pratos sem avaliar – e nada contra, como bem em sítios como esse).
• Um médico analisa os sintomas, conjugando-os com analises e exames complementares, para depois sim lhe conferir um diagnóstico e o respectivo tratamento.
• Um Empresário/gestor de topo deve analisar o balanço, a demonstração de resultados e o fluxo de caixa. Após esta análise, em tempo real (p.ex. 1X/ mês), percebe o que está a acontecer e toma as decisões necessárias (de investimento e corte de custos).

Já reparaste que nos exemplos apareceu sempre o número 3? Nada é por acaso.

Há 3 pontos cardeais para acompanhar o teu negócio (e também o perceber):

1. O balanço
2. A demonstração de resultados
3. A demonstração de fluxos de caixa

1. O Balanço

O balanço de uma diz-me, em tempo real, como está a situação da empresa (dá-me a foto “local”).

Este ponto cardeal apresenta a situação patrimonial e financeira de uma empresa.

Evidenciando os bens, os direitos, as obrigações da empresa e a posição dos seus proprietários. Ou seja, contém a descrição de todas as “coisas” que compõem a empresa (ativos), distribuídos pelas que são minhas (capitais próprios) e aquelas que eu devo a alguém (passivo).

Pode ver representado o balanço na infografia seguinte:

O balanço tem este nome porque está sempre balanceado entre o ativo e os capitais próprios mais o passivo, ou seja:

Ativo= Capitais Próprios + Passivo

Este ponto cardeal é muito importante para avaliar, por um lado o património da empresa e, por outro lado, qual a divida existente no negócio em causa.

Por outras palavras, o balanço dá-me o presente da empresa.

Artigo Relacionado:
"A Construção de 
Um Plano de Ação"

2. A demonstração de resultados

Bem, se olhares para a imagem podes ficar assustado. Não fiques. Não precisas ver tudo o que está na imagem.

O que é que precisas de ver daquele documento complicado da Demonstração de Resultados que está no teu contabilista?

A coluna onde estão os proveitos e todos os custos da empresa, permitindo avaliar o lucro (a diferença entre todos os proveitos e custos) no período de análise. E resulta no 2º ponto cardeal (dos 3 Pontos Cardeais) para avaliar o negócio.

Vamos ver uma representação gráfica? Aqui vai:

Ou seja em forma de formula é: Lucro= Proveitos – Custos

É um mapa que dá informações muito importantes do ponto de vista operacional e que, juntamente com o balanço, conta a história, como um filme, da empresa num determinado período.

Por outras palavras permite-me confirmar ações do passado (o que gerei de dinheiro e o que entreguei) e o lucro gerado.

Se o ponto cardeal anterior, o balanço, me dá o presente, este permite-me ver o passado (ações efectuadas num dado período).

Mas vamos por partes! Porquê é que te quis travar aqui?

Porque pode não contar a história toda (existem mais algumas coisas a avaliar)!

O valor do lucro que obtiveste neste simples cálculo corresponde apenas a uma promessa e não corresponde a dinheiro na conta bancária.

Para isso, é fundamental entenderes e associares o terceiro ponto cardeal.

Podes ver também:
"A Fidelização de
Clientes será
Importante?"

3. A demonstração dos fluxos de caixa

Pela minha experiência, são poucas as pessoas que aguentam a verdade.

Mas se chegaste até aqui é porque gostas de ser confrontado com a verdade.

Então deixa-me dizer-te:

Este é ponto cardeal que te diz a verdade toda e de uma forma inequívoca. O resultado do mesmo corresponde ao valor que está nas contas bancárias e na caixa. É real! E não mente de todo.

A demonstração de fluxos de caixa representa todos os fluxos de caixa (o que recebi e paguei). Estes são divididos em 3 tipos diferentes, conforme é originado:

• Fluxos operacionais (o dinheiro O) – recebimentos e pagamentos provenientes diretamente da operação da empresa. (Ex: compra e venda de produtos/serviços diretamente associados com o teu negócio);
• Fluxos de investimentos (o dinheiro I) – recebimentos e pagamentos provenientes de investimentos não diretamente relacionados com a força produtiva da empresa. (Ex: venda de um carro, de uma casa que não estava a ser utilizado na operação, mas que pertencia aos ativos da empresa);
• Fluxos de financiamento (o dinheiro F) – recebimentos e pagamentos provenientes de operações de financiamento. (Ex: empréstimo bancário, accionistas, o teu dinheiro pessoal a entrar na empresa).

Pode ver o esquema gráfico deste ponto cardeal:

Uma empresa equilibrada deve viver, principalmente, dos fluxos de caixa operacionais (o dinheiro O).

Usar os outros dois tipos de dinheiro pode ser drástico a médio/longo prazo (vê o exemplo das equipas de futebol ou dos bancos). Evita alimentar as operações das empresas com o dinheiro F e I.

Quero que tomes atenção ao que te vou dizer: Este ponto cardeal é muito importante (dentro dos pontos cardeais para acompanhar o negócio)!

Permite-te verificar o estado da tesouraria, antecipando potenciais falhas que poderão, no caso de ignorares falhas graves, levar à falência da empresa.

Estes são os 3 pontos cardeais que são fundamentais acompanhar periodicamente:

• A demonstração de resultados e a demonstração dos fluxos de caixa mensalmente.
• E o balanço, como sofre menos alterações, pode ser analisado apenas trimestralmente.

É essencial que os analises com detalhe, principalmente verificando as alterações fruto das ações e decisões que tens ao longo do tempo.

Esta análise permite-te perceber as consequências das tuas ações, assegurando que com o conhecimento adquirido vais ajustando as ações e decisões de forma a levares a empresa para o caminho que pretendes.

Em forma de resumo, eu só posso aumentar o fluxo de caixa se conhecer o ponto cardeal da demonstração de resultados. Por outras palavras, só existem duas alavancas (como num avião) que podem aumentar o fluxo de caixa: Aumento das vendas e diminuir os custos.

Vendas (Aumentar):

1. Aumentar o número de Contactos: através de funis de marketing (pelo menos 10).
2. Aumentar a taxa de conversão de contactos: habilitar a equipa comercial a aumentar a taxa de conversão: O vendedor não quer vender, o cliente é que quer comprar.
3. Nível Médio de Transacção: esse nível representa o valor médio das vendas totais (vai ser aumentado se aumentar: o número de clientes, o número de conversões e o valor da transação).
4. Valor da Transação: Ter uma estratégia de aumentar o valor do produto ou serviço (cursos, mercadorias baratas e caras: os restaurantes fazem muito bem isto, mentorias, consultorias, entre outros). E como aumentar? Com estratégias de Down-sell, Cross-sell e Up-sell (prometo escrever um artigo só sobre isto).

Custos (reduzir):

1. Mercadorias: renegociar o valor das mercadorias e comprar menos do que precisa (tem um risco que pode ficar sem stock, por isso deve conhecer o seu prazo médio de inventário).
2. Baixar custos de Pessoal: não estou a dizer para baixares o ordenado, mas deves ter um rácio de lucro por colaborador – ou seja, quanto é que cada colaborador gera de lucro para a empresa – importante para tomar decisões com os colaboradores.
3. Fornecimento de Serviços Externos (FSE): Renegociar, se possível, trimestralmente, o fornecimento de água, luz, comunicações, renda, entre outros FSE – o mais fácil de tratar de todos os custos (as empresas têm uma boa capacidade de negociação nas FSE relativamente a um empresário em nome individual ou um particular).
4. Amortizações: se o fluxo de caixa é grande, pague rápido; se está baixo, re-negoceias as amortizações).
5. Juros sobre Empréstimos: Ver a taxa de juro e renegociar com o financiador.
6. Impostos: Fazer contas do que vais pagar. Se vais pagar muito reinvestir em ativos financeiros (Ex: bolsa, forex…) ou em ativos intelectuais (cursos para ti e para a equipa para melhorar competências pessoais).
7. Despesas Pessoais: Reduzires as despesas pessoais e da tua família sobre a empresa. Faz contas diferentes, define uma % do lucro para passar para a tua conta pessoal. Atenção: não é um bom jogo descapitalizar a empresa desta forma.

É isto que ensinamos, apoiamos e desafiamos os empresários que seguimos a fazer. E quando percebem que demoram apenas 15 minutos a fazer isto, mensalmente, nunca mais deixam de ter o controlo da empresa.

Gostavas de ter um diagnóstico gratuito
à tua empresa?
Basta carregares aqui.

E a nossa ajuda é o 4º ponto cardeal. Controla os três que falei no artigo e nós teremos todo o gosto de ser o 4º.

“Porque quem controla os números, toma decisões consistentes e conscientes e, com isto, domina e ganha o jogo mais vezes do que perde.”

A frase que lhe deixo para lhe poder dar uma nova visão.

Deixa o teu comentário ou dúvidas no final deste artigo.

Tem uma excelente semana,

Sacha Matias (Criador Dr.Performance, for Business).