Como aumentar a Produtividade?

Certamente já ouviste falar em Gestão de Tempo e os benefícios do mesmo, no entanto, eu não lhe gosto de chamar assim, gosto de designar o mesmo como aumentar a produtividade. É onde 90% dos empresários, empreendedores e quem quer criar um rendimento extra mais falha a nível mundial.

Faço-te um desafio de fazeres esta pesquisa no Google (ou outro motor de busca que gostes): Como aumentar a produtividade?

Quantos resultados obtiveste? Acabei de fazer esta pesquisa agora e foi este o resultado: Cerca de 29 500 000 resultados. Assustador, certo? 😱🤔

Então vou começar com esta pergunta:

Como está a tua produtividade?

Certamente que já pesquisaste como “gestão de tempo“, “aumentar a produtividade” ou outros tipos e, espanta-te, não te vou dar uma fórmula mágica complexa e sim algo que eu aplico diariamente e que ensino os empresários, empreendedores e pessoas que querem criar um rendimento extra (com um produto e/ou serviço) a fazer.

É a isto que eu chamo “Hábitos de Alta Performance“.

E, de uma forma simples, vou-te passar apenas 6 passos para aumentares a produtividade.

E porque quis escrever sobre isto? Porque todos os empresários e empreendedores que falamos e acompanhamos o seu primeiro problema é “Não terem tempo disponível” e “estarem sobrecarregados em tarefas”.

Que eu saiba, um empresário ou um empreendedor que decidem abrir um negócio é com o objectivo de ter lucro e ter alguma liberdade e não um Enfarte Agudo do Miocárdio, um Acidente Vascular Cerebral ou um Esgotamento Mental.

Quero-te dar algumas dicas de como aumentar a produtividade e da forma mais simples.

PS1: Não quer dizer que não os tenhas ouvido, que até tenhas feito uma formação sobre isso ou que estejas a pensar que é mais um a falar e que na tua cabeça passa esta frase: “Se soubesses a minha vida? Sabes lá o que é ser empresário (e por acaso até sei, por essa razão é que estou a partilhar isto contigo). Por essa razão faço-te o desafio, que disciplinas e rotinas diárias estás a aplicar para implementar estes 6 passos (ou outros) no dia-a-dia? Esta é a pergunta certa a fazer.

Depois de responderes a isto, da forma mais sincera para ti mesmo e sem desculpas, então poderás continuar no artigo. Se, mesmo assim, achas que é mais um, faço-te o convite para não perderes o teu tempo a ler e sai já, não levo mesmo a mal.

Aliás, seria contra-natura estar-te a falar de aumentar a produtividade e tu sentires que estás a perder o teu tempo aqui.

Se decidiste continuar, então desejo-te uma boa leitura.

Os 6 passos para aumentar a produtividade são as seguintes:

Multitasking nem os telemóveis de última geração.

A lista é a tua arma mais poderosa

O tempo é o teu maior activo

Antecipar é a chave para não seres surpreendido

Sabes onde estão as tuas prioridades?

O “bê-á-bá” para aumentar a Produtividade: Deitar fora as Distracções

Também podes ver em outra perspectiva através do video seguinte:

Multitasking nem os telemóveis de ultima geração (uma coisa de cada vez para aumentar a produtividade)

Houve uma altura na minha vida que achava mesmo que era Multitasking.

PS2: definição de Multitasking ou Multitarefa: é uma situação em que um computador ou pessoa faz mais de uma coisa ao mesmo tempo (in: Collins Dicionário Inglês).

Porquê é que eu achava isto? Porque fazia muitas coisas ao mesmo tempo e ouvia isto de outras pessoas (desde os meus 17 anos): “Não sei como tens tempo para fazer tudo o que tu fazes, eu não consigo”.

Actualmente sei que era apenas uma massagem ao Ego e, na verdade, estava a ser pouco produtivo. Aliás, estava a sentir-me sobrecarregado com tudo (quando se tem 20 anos e muita energia esse sentimento não existe, o problema é quando começas a chegar aos 40 anos 😅).

E esta frase diz tudo:

“A multitarefa faz-nos sentir eficientes, mas na verdade diminui o nosso pensamento.”

Autor desconhecido

O que é que isto quer dizer? Que fazer muitas actividades ao mesmo por um lado sobrecarrega as tuas costas (como se tivesses a mochila mais pesada do mundo) e por outro não te “dá tempo” para pensares no teu negócio.

Sim, pensar e trabalhares no teu negócio é que te vai trazer o melhor negócio do mundo e não passares o tempo a trabalhar para o negócio (arrisco-me a dizer que se estás na segunda categoria então não tens um negócio e sim o “emprego mais difícil do mundo”).

Por outras palavras, aumentar a produtividade é fazer uma actividade de cada vez.

Para que não te sintas sobrecarregado e que não tens tempo nenhum disponível, deverás implementar a rotina da mono-tarefa, ou seja, uma tarefa de cada vez. Este é o truque para aumentar a produtividade.

Diz-me, de forma sincera, se isto te lembra algo:

• Chegas ao escritório e tens a mesa cheia de papeis.
• Nesse mesmo momento abres o computador e tens 20 e-mails por responder.
• Ao mesmo tempo um dos teus colaboradores vem-te pedir qualquer coisa que precisa.
• Se já não bastava, o teu telemóvel não para entre notificações de mensagens e chamadas.
• Moral deste trecho: Acabaste de perder umas 3 horas e não fizeste nada e na tua cabeça até parece que fizeste.

E podia continuar. Atenção, isto é a realidade dos empresários que acompanhamos e o que eu fazia também.

No entanto até te conto um episódio da minha vida na empresa:

• Sempre que chegava à minha empresa, cumprimentava as pessoas e ia directo para o meu gabinete.
• Assim que entrava, a minha secretária interrompia-me com alguma tarefa que ela tinha que fazer e que se tinha comprometido a fazer.
• E começava sempre assim: “Tem um minuto?”
• Eu lá cedia e lá vinha ela com as tarefas dela e para as quais eu estava a pagar para não ter que ser eu a fazer.
• Com isto perdia, sensivelmente, 2h do meu tempo que estariam ocupadas com tarefas verdadeiramente produtivas.
• Consequência: Só com ela, eu perdia por ano, 240h de produtividade o que me fazia perder aproximadamente 72.000€ por ano.
• E isto era o dia todo com o resto da equipa… É muito dinheiro perdido.

E isso eu sei (e não, não tenho uma bola mágica) é o que te faz perder tempo todos os dias. Não sei quanto vale a tua hora. Sei que a minha é alta. Dai, antes de sequer pensares em aumentar a tua produtividade, recomendo-te que respondas a esta pergunta:

Quanto vale a tua hora?

Porquê é que te pergunto isto?

Porque assim vais perceber quanto dinheiro estás a perder em horas não produtivas.

E como eu sei que perdes muitas horas assim? Porque eu também perdi e os empresários que acompanhamos também as perdem.

O jogo muda quando tomas consciência do teu real valor hora (não é o que tu te pagas pela tua empresa em salário).

Depois de saberes isto faço-te outro desafio:

Contabiliza todas as horas que és interrompido por dia, por causa de questões que não são das tuas competências (como uma chamada, ler um email e não responder, um colaborador interromper-te, entre outras). Faz isto durante uma semana.

Depois de contabilizares acrescenta 15 minutos por cada vez que és interrompido. Depois multiplica o número de horas que perdeste por 52 (o número de semanas de um ano). No final multiplica esse resultado pelo teu valor hora.

E ai tens o dinheiro que estás a perder e a não crescer todos os anos.

Se fizeres este exercício garanto-te uma coisa: Nunca mais vais permitir que te interrompam e irás educar a tua equipa a não te fazer desperdiçar tempo.

Óbvio que isso depende muito da cultura instituída na tua empresa/negócio.

Depois de perceberes a importância da mono-tarefa para aumentar a produtividade então estás pronto para o ponto seguinte.

A lista é a tua arma mais poderosa (fazer listas e checks do que foi feito)

Esta de certeza que já ouviste. E até aposto que já tentaste fazer durante um tempo. Mais, ao fim de algum tempo abandonaste porque não fazias nada do que te propunhas e acabaste por desistir.

Acertei?

Até digo mais, a forma de justificares o não fazer mais prende-se com o facto de não teres tempo nenhum e esta tarefa (sim fazer a lista de actividades é uma tarefa por si) estava-te a roubar tempo sem os resultados pretendidos.

E como é que eu sei isto? Porque eu também sou empresário e empreendedor e fiz exactamente o mesmo.

Mais: não só fiz o mesmo como, ambicioso e persistente como sou (foi assim que superei um cancro terminal, me tornei atleta de alta performance quando outros diziam que era impossível ou recuperei de uma falência financeira grave sem financiamentos externos) fazia listas diárias intermináveis.

Resultado: não conseguia cumprir nem metade das tarefas ou cumpria com muito esforço e um cansaço extremo (cheguei a um ponto de estar em Burnout Profissional: tinha acabado de criar o “emprego mais difícil do Mundo”).

E isto afectou tanto a minha saúde como a minha vida pessoal.

De repente tinha 10x mais responsabilidades que tinha num emprego, tinha menos dinheiro (passei de um income líquido de 10.000€ para quase zero) e, a acrescentar a isto tudo, trabalhava aproximadamente 18h/dia, 7 dias por semana, 365 dias de um ano. O que dá apenas 6570 horas num ano. Nada demais.

Já passaste por isto?

PS3: Se tens uma empresa, passaste por isto e resolveste os meus parabéns. Estás apenas nos 3%, a nível mundial, de pessoas altamente produtivas. A realidade é que mais de 90% das pessoas não têm essa sorte ou pelo menos esse conhecimento.

Então vou-te contar o meu segredo:

• A lista deverá ter, no mínimo, 5 itens e, no máximo, 10. Sendo que o meu número ideal é 7.
• Não sei qual é o teu porque terás que testar.
• É o que fazemos com os empresários que acompanhamos, ajudamos a criar a lista de tarefas importantes e que não podem deixar de ser feitas.
• Isto garante, a médio prazo um aumento objectivo da facturação de pelo menos 8% a 15% (a média de quem acompanhamos): faz as tuas contas.

Exemplo de um dia meu:

O que eu uso? A agenda do telemóvel ligada a uma aplicação que se chama Sectograph. Tenho em tempo real o que é para fazer e assim perco pouco tempo e aumento a produtividade. E ensinamos quem acompanhamos a fazer o mesmo.

E tal como tu, toda a tua equipa deve fazer o mesmo, de forma a que a produtividade cresça de forma exponencial. Imagina se, tu sozinho, de repente com isto ganhas 4h/dia. Agora multiplica pelo número de pessoas que tens na tua equipa. Este é um dos segredos da Alavancagem dos Negócios.

O segundo Exercício que te recomendo (depois de teres calculado o teu valor hora), nesta fase, é ou numa folha branca, caderno ou no telemóvel escrevas as tarefas mais importantes para o dia (lembra-te, não mais que 10).

Agora, quanto tempo dedicas a cada actividade? Vou falar no ponto seguinte.

O tempo é o teu maior activo (decidir o tempo que vais dedicar a cada tarefa)

Tens a tua lista feita, e agora?

Agora vais decidir quanto tempo vais dedicar a cada tarefa.

Parece fácil? Nada disso.

É preciso muita consistência e disciplina. Muita mesmo.

Por isso, nesta fase é decidires o número de horas disponíveis que tens para dedicar às tarefas que escreveste na lista para garantires que os mesmos são feitos num dia.

Se nessa lista tiveres itens que demora várias horas a executar é importante que desmontes essas tarefas para pequenas partes todos os dias.

Exemplo (de actividades que levam muito tempo):

• Todas as semanas lanço um artigo destes no blog, entre 3500 a 7000 palavras por artigo. Então todos os dias dedico uma hora para escrever um trecho do artigo.
• Estou a escrever um livro. Todos os dias escrevo, durante 30 minutos, uma parte do mesmo.

E assim o que me roubaria muito tempo num momento só, transformo em pequenas actividades diárias e não me canso da mesma.

Que iniciativas estás a deixar para trás porque te “roubam” muito tempo? Faz em pequenos blocos todos os dias e vais ficar surpreendido.

E o 3º Exercício é o seguinte (depois dos outros dois anteriores):

• Depois de teres feito a lista, escreve à frente quanto tempo vais dedicar a cada actividade.

Recomendo que não ultrapasses as 6h nessas actividades importantes e produtivas (as que vão gerar dividendos) e já explico mais à frente porque.

Agora, depois de decidires o tempo para cada actividade, então é importante que digas a que horas vais fazer cada uma e vou falar disso no ponto seguinte.

Antecipar é a chave para não seres surpreendido (Planeares o dia)

Já sabes o teu valor hora, tens uma lista criada e decidiste quanto tempo vais dedicar a cada tarefa. E agora?

Agora vais planear o teu dia. Vais decidir o que vais fazer a cada momento do dia (e em mono-tarefa como falei no primeiro ponto).

Ou seja, vais colocar as horas que vais fazer a actividade A, como ex: eu das 09:00 às 10:00 faço todos os dias as publicações nas redes sociais, das 10:00 às 12:00 estou a acompanhar clientes, das 12:00 às 12:30 estou a responder a mensagens e e-mails (sim, estes dois últimos roubam muito tempo e são os maiores “quebradores” de produtividade).

E por ai fora até ao final do meu dia de produtividade.

E, assim, vais poder agendar também os períodos de urgência no teu negócio.

Neste momento se calhar vais agendar 8 a 10h, no entanto no ponto anterior apenas colocaste as 6h produtivas, o que te dá entre 2 a 4 horas para actividades não produtivas.

E o exercício agora é:

• escreveres um plano, como um horário (tenho um esquema da foto que partilhei do meu telemóvel), que te dê tempo suficiente para riscares todos os itens da lista sem descurares actividades como mensagens e e-mails.

Sabes onde estão as tuas prioridades? (o que é importante e o que é urgente)

Depois de alguns exercícios propostos e algumas dicas simples, este passo poderá ser o ponto de viragem para aumentares a produtividade.

Ou te tornas um produtor ou continuas uma pessoa muito ocupada.

E não há mal nenhum em ser muito ocupado, apenas não vais ter tempo para fazer crescer o teu negócio e, consequentemente, estarás a trabalhar para uma ou mais doenças.

Mas não é de doenças que te quero falar e sim de produtividade, por isso voltando ao assunto.

Aqui vais ter que olhar para as actividades que colocaste na lista e ver a que horas colocaste as mais difíceis e as mais fáceis.

E a realidade é que, mais de 80% das pessoas coloca a actividade mais difícil no final do dia.

O que é que achas que normalmente acontece?

Ou não fazes ou então fazes com muito esforço e dispêndio de energia.

Por exemplo, para mim a mais difícil é fazer os primeiros contactos a pessoas que descarregaram um Ebook que estou a oferecer para empresários ou outros produtos gratuitos, e custa-me ouvir uma pessoa que descarregou algo que lhe ofereci a “refilar” comigo.

PS4: Na verdade não está a refilar comigo ou com alguém da minha equipa, apenas está saturada de ser perseguida por pessoas às quais não deu um consentimento de as contactar. Quem descarrega algo que oferecemos sabe que iremos contactar. E muitas vezes é só para pedir opinião. No Marketing e Vendas do século XXI é assim que se angaria contactos e ensinamos os empresários que acompanhamos a fazer o mesmo.

Voltando ao assunto, esta é das primeiras tarefas que faço. E porquê? Porque para mim é a mais difícil e é aquela que é crucial para a empresa. E é a fase que me encontro com mais energia e com “mais paciência”.

Achas que se a colocar no fim do dia vou ter a mesma energia e paciência? Pois.

E para além disso, nesta tarefa (20% das tarefas) está 80% dos resultados da empresa (conheces esta relação? É verdade, a bendita lei de Pareto).

Só que a maioria dos empresários, empreendedores e até pessoas a nível mundial estão atolados em trabalho e com poucos resultados. São “as pessoas sem tempo”.

Até podem ser empenhadas (saem sempre mais tarde do trabalho – para mim é um pouco preocupante isto), dedicadas e até parece que fazem muito (e até fazem), no entanto a produtividade real é muito baixa.

Agora a minha pergunta para ti é esta: Se estás muito ocupado com “mil tarefas” como é que queres que a tua equipa seja produtiva? (faço muitas vezes esta pergunta aos empresários que acompanhamos – daí os ajudarmos a reajustarem a agenda e dedicarem-se as actividades realmente produtivas e medíveis).

Agora imagina se essas “mil actividades”, 80% delas fossem realmente produtivas? (leia-se, que geram dinheiro).

Se realmente estás muito ocupado com “mil tarefas” apenas estás a ser reactivo e não estás a compreender o que é realmente produtivo e isso é, por um lado extremamente cansativo e por outro o “pior emprego do mundo”.

E lembra-te: Se tu estás nesse modo, é normal que a tua equipa também esteja. Estás com problemas de facturação? Não consegues vender mais? Não consegues reter clientes? Uma parte da resposta a estas perguntas é a falta de produtividade.

Ou seja, em vez de reactivo, deves ser pró-activo no teu plano diário e compreender que tudo terá uma prioridade.

E quanto deste tempo é passado em prospecção? A verificar as métricas e números de cada actividade operacional que derivam da estratégia? Quanto tempo dedicas ao Marketing da tua empresa?

O exercício agora é simples: analisa a tua lista e verifica onde colocaste a actividade mais difícil. Reagrupa para uma hora especifica tudo o que é trabalho mais reactivo (como ler e responder a e-mails e mensagens, atender chamadas que não interessam, entre outros) e dedica uma parte do tempo a tratar da prospecção ou a fechar negócios (se fores um empresário com uma equipa formada, apenas tens que analisar estes números; Se fores empresário em nome individual ou empreendedor deverás dedicar umas 4 horas a esta tarefa).

O “bê-á-bá” para aumentar a Produtividade: Deitar “fora” as Distracções

Agora é eliminar distrações.

Tens uma lista, estás comprometido com ela, decidiste o tempo para cada actividade e a que horas as vais fazer. Está tudo encaminhado, certo?

Pois, não é bem assim.

O século XXI é profícuo em distracções:

• Notificações ao milissegundo:
  • no telemóvel.
  • no computador.
  • e nas pessoas que nos interrompem.

Qual é o meu truque?

Telemóvel sem som. Só pego nas tarefas de mensagens, chamadas e e-mails na hora que decidi na minha lista.

É fácil? Nada disso.

É possível? Sim.

Deves remover todas as distracções, limpar o e-mail 1x/semana (eu faço assim para ter tudo em dia), silenciar grupos de Whatsapp e Telegram (chego a ter 500 notificações por ler) e só pegar no telemóvel quando é para pegar.

PS6: Por esta razão por vezes nem sei onde está o telemóvel (porque está sem som) e acumulo muitas notificações. Mas só respondo na hora estipulada (tenho dois períodos no dia).

Garanto-te que vais ganhar preciosos minutos por dia aqui (atrevendo-me e arriscando dizer que são mesmo horas).

Conclusão para criares o aumento da tua produtividade

Aumentar a produtividade pressupõe treino. E este deverá ser diário.

Como diria Chet Holmes:

“Construir uma máquina de fazer dinheiro não vai consistir em fazer 4000 coisas; consistirá em fazer 12 coisas, 4000 vezes cada.”

E aqui falei-te apenas de 6 passos que devem ser treinados diariamente. Se possível 4000 vezes. Sem isto garanto-te uma coisa, nada funcionará para ti.

Como é óbvio, é nosso interesse que quem nos acompanha e nossos clientes tenham resultados rapidamente. E por essa razão o que aconselhamos é o que fazemos. Simples assim.

Quem trabalha connosco, quem faz as nossas formações e tem treinos directos connosco então deverá comprometer-se em fazer o que aconselhamos. Sem isto recomendo que não percas o teu tempo e dinheiro porque não te vamos acrescentar nada.

Estive aqui a falar-te de produtividade e, se estás à espera da fórmula mágica sem teres que trabalhar, então recomendo-te que continues a fazer o mesmo. Porque ao fazeres o que já fazes vais ser reactivo e andas a apagar fogos.

E a apagar fogos não estás a ser produtivo (e pró-activo) e sim reactivo e consequentemente, mais cedo ou mais tarde, vais ter um real problema de saúde (palavra de um profissional de saúde com mais de 17 anos de mercado e milhares de pessoas tratadas e algumas centenas de empresários – e que agora se dedica a salvar empresas).

PS7: Se ajudar empresários a recuperarem a empresa e acelerarem resultados não é igual a melhorar a saúde das pessoas então de facto não sei nada…

Volto a repetir os passos:

1. Multitasking nem os telemóveis de última geração. (Uma tarefa de cada vez)
2. A lista é a tua arma mais poderosa. (A lista diária das tarefas mais importantes)
3. O tempo é o teu maior activo. (Quanto tempo vai levar cada tarefa)
4. Antecipar é a chave para não seres surpreendido. (Os horários específicos para cada tarefa – o “horário” de trabalho detalhado)
5. Sabes onde estão as tuas prioridades? (concentrares-te na tarefa mais difícil primeiro).
6. O “bê-á-bá” para aumentar a Produtividade: Deitar “fora” as Distracções. (Eliminar, por momentos, tudo o que te distrai).

Garanto-te já aqui uma coisa: Domina estes 6 passos e nunca mais vais dizer que não tens tempo.

E outra garantia te dou: Assim que estiver implementado na tua empresa e na tua equipa parece que tens todo o tempo do Mundo e o teu negócio cresce. E com ele as oportunidades.

PS8: Mesmo com isto vão sempre surgir urgências. E muitas. Mas como vais ter uma flexibilidade de tempo elevada não irão afectar as tuas tarefas. E atenção, sempre que uma verdadeira urgência surja (como um problema familiar, um problema com um colaborador ou de saúde), lida com esse assunto até o resolveres e só depois é que voltas a pegar na agenda.

Estás pronto para disparar a tua produtividade e a da tua empresa?

Responde deixando o teu comentário neste artigo.

Tem um excelente dia,

Sacha Matias (Fundador e criador da marca Dr Performance™, for Business).

PS9: Gentilmente escrito entre a preparação da presença na feira digital das finais da nossa marca na Acredita Portugal, reuniões com empresários mostrando-lhes, através de um diagnóstico gratuito (podes aceder também a um aqui e garanto-te isto: descobres onde estás a perder dinheiro, porque não estás a fazer dinheiro e como resolver o problema – e depois ou resolves sozinho ou a trabalhar connosco), como podem recuperar a empresa e a treinar e brincar com os meus dois lindos filhos. Que maravilha.

PS10: Se gostaste, se te trouxe algo de novo, se te ajudou de alguma forma, carrega nos ícones de redes sociais que se encontram ou no início ou aqui por baixo para partilhares nas mesmas. Também me vais ajudar a mim e a marca. 🙏🏼 🤗